Regulamin świadczenia usług
Multinbox

§ 1. Usługodawca i zakres regulaminu

1. Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi Multinbox: dostępu do panelu zarządzania korespondencją, funkcji zespołowych, integracji oraz opcjonalnych narzędzi AI.
2. Usługodawcą jest podmiot, którego pełna firma, forma prawna, adres siedziby lub prowadzenia działalności, adres do korespondencji, NIP, właściwy rejestr i numer wpisu oraz adres e-mail zostaną wskazane przed rozpoczęciem stosowania regulaminu. Dane te nie zostały jeszcze przekazane do tego projektu.
3. Usługa jest przeznaczona przede wszystkim dla firm, sklepów i biur. Jeżeli umowę zawiera konsument albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w zakresie objętym ochroną konsumencką, zastosowanie mają również postanowienia ochronne poniżej.
4. Regulamin jest udostępniany bezpłatnie przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający zapisanie, odtworzenie i wydruk. Projekt oznaczony na tej stronie nie stanowi obowiązującego regulaminu ani oferty zawarcia umowy na opisanych warunkach.

§ 2. Podstawowe pojęcia

1. Klient — osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna zawierająca z Usługodawcą umowę. Użytkownik — osoba upoważniona przez Klienta do pracy na jego koncie. Właściciel konta — użytkownik zarządzający organizacją i uprawnieniami zespołu.
2. Konto — przestrzeń Klienta obejmująca użytkowników, kanały, ustawienia i dane. Kanał — podłączona skrzynka e-mail lub obsługiwane konto marketplace. Integracja — połączenie z usługą zewnętrzną, w szczególności źródłem zamówień.
3. Plan — uzgodniony zakres funkcji, limitów i okres dostępu. Dane Klienta — wiadomości, załączniki, ustawienia oraz inne dane wprowadzane lub przetwarzane w ramach konta.
4. Konsument — osoba fizyczna zawierająca umowę w celu niezwiązanym bezpośrednio z działalnością gospodarczą lub zawodową. Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, lecz niemającą dla niej charakteru zawodowego w rozumieniu właściwych przepisów, w szczególności art. 7aa ustawy o prawach konsumenta.
5. Trwały nośnik — sposób zachowania informacji kierowanej osobiście do odbiorcy, umożliwiający jej późniejsze odtworzenie w niezmienionej postaci przez odpowiedni czas, na przykład wiadomość e-mail z treścią lub załącznikiem. Sam link do zmiennej strony nie zastępuje takiego potwierdzenia.

§ 3. Funkcje i warunki techniczne

1. W zależności od wybranego planu i uruchomionych połączeń usługa umożliwia odbiór i wysyłkę wiadomości, pracę na wątkach, folderach i statusach, stosowanie filtrów, podpisów i wersji roboczych, przydzielanie uprawnień oraz podgląd danych zamówień.
2. Opcjonalne funkcje AI obejmują propozycje odpowiedzi, czat z kontekstem rozmowy, tłumaczenia i reguły odpowiedzi. Stały autoresponder może działać bez analizy AI. Zakres działań na zamówieniach i sprawach marketplace zależy od konkretnej integracji.
3. Do korzystania z panelu potrzebne są: dostęp do internetu, aktualna przeglądarka obsługująca HTML5 i JavaScript, włączona obsługa niezbędnych plików cookie oraz aktywny adres e-mail. Nie jest wymagana instalacja aplikacji na komputerze. Szczegółowe wymagania i istotne ograniczenia konkretnej oferty są przekazywane przed zawarciem umowy.
4. Podłączenie poczty wymaga dostępu do IMAP i SMTP oraz prawidłowego uwierzytelnienia. Integracje wymagają uprawnień do odpowiednich kont lub kluczy API. Dostępność usług zewnętrznych, ich limity i warunki mogą wpływać na synchronizację.
5. Klient otrzymuje prawo korzystania z panelu na potrzeby własnej organizacji przez upoważnionych użytkowników, w granicach planu. Umowa nie przenosi praw autorskich do oprogramowania ani praw Klienta do jego danych. Nie ogranicza uprawnień, których nie można wyłączyć na podstawie przepisów o oprogramowaniu.

§ 4. Założenie konta i zawarcie umowy

1. Osoba zakładająca konto podaje prawdziwe dane i, jeżeli działa w imieniu organizacji, posiada odpowiednie umocowanie. Użytkownicy korzystają z indywidualnych danych logowania i chronią je przed dostępem nieupoważnionych osób.
2. Docelowo umowa o prowadzenie konta jest zawierana po udostępnieniu regulaminu, jego akceptacji i skutecznym utworzeniu konta. Przy uruchomieniu niniejszego projektu jako obowiązującego regulaminu proces rejestracji musi umożliwiać zapis wersji i faktu akceptacji; obecna publikacja projektu nie zastępuje tej czynności.
3. Umowa o odpłatny plan wymaga odrębnego, wyraźnego zamówienia wskazującego cenę, okres, limity i warunki płatności. Jeżeli zamówienie konsumenta jest składane przyciskiem, przycisk musi jednoznacznie informować o obowiązku zapłaty. Potwierdzenie warunków umowy jest przekazywane na trwałym nośniku.
4. Samo przeglądanie strony, założenie konta testowego ani utworzenie technicznego wpisu „płatność oczekująca” nie oznacza zgody na nieujawnione opłaty, automatyczne obciążanie rachunku lub płatne odnowienie.

§ 5. Okres próbny, plany i płatności

1. Jeżeli udostępniono okres próbny, jego długość i limity są wskazywane przy ofercie. Nie przyjmuje się automatycznego przejścia z bezpłatnego okresu próbnego na odpłatny plan bez osobnego zamówienia Klienta.
2. Projekt zakłada miesięczne, zamawiane osobno okresy odpłatnego dostępu bez automatycznego obciążania i bez automatycznego odnowienia. Inny okres może wynikać z wyraźnie uzgodnionej oferty. Ten model wymaga zatwierdzenia przez Usługodawcę i odzwierciedlenia w procesie zamawiania.
3. Przed złożeniem zamówienia Klient otrzymuje informację o łącznej cenie, podatkach, okresie rozliczeniowym, limitach, dodatkach, sposobie i terminie płatności. Konsumentowi prezentuje się cenę całkowitą do zapłaty, z podatkami. Nowy cennik nie zmienia ceny już opłaconego okresu.
4. Sposób płatności i moment uruchomienia planu są określone w zamówieniu. W obecnej wersji systemu moduł rozliczeń zapisuje plany i oczekujące płatności, lecz nie potwierdza pobrania pieniędzy przez operatora. Niniejszy projekt nie ustanawia operatora ani numeru rachunku.
5. Zmiana planu lub uruchomienie dodatku wymaga uprzedniej informacji o koszcie i zgodzie Klienta. Koszty zewnętrznych usług, w tym użycia własnego konta API AI, mogą być rozliczane bezpośrednio przez ich dostawców; powinny być wskazane przed włączeniem funkcji.

§ 6. Zasady korzystania i treści niedozwolone

1. Klient podłącza wyłącznie konta, do których ma odpowiednie uprawnienia, i przetwarza dane zgodnie z prawem. Nadaje dostęp użytkownikom adekwatnie do ich obowiązków oraz usuwa lub ogranicza uprawnienia, gdy przestają być potrzebne.
2. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, wysyłanie spamu, naruszanie praw osób trzecich, rozpowszechnianie złośliwego oprogramowania, obchodzenie zabezpieczeń, uzyskiwanie dostępu do cudzych kont oraz zakłócanie działania systemu.
3. Użycie systemu do komunikacji marketingowej wymaga spełnienia mających zastosowanie obowiązków informacyjnych i uzyskania wymaganych prawem zgód. Założenie konta nie oznacza zgody na marketing Usługodawcy.
4. Klient nie udostępnia kluczy integracji i haseł w treści zgłoszeń. Podejrzenie przejęcia konta, nieuprawnionego dostępu lub nieprawidłowej wysyłki należy niezwłocznie zgłosić Usługodawcy i, w miarę możliwości, ograniczyć zagrożone połączenie.

§ 7. Integracje, automatyzacja i AI

1. System korzysta z danych udostępnianych przez zewnętrznych dostawców. Częstotliwość synchronizacji, kompletność dopasowania zamówień i dostępne akcje zależą również od ich interfejsów, konfiguracji i uprawnień. Nie oznacza to wyłączenia odpowiedzialności Usługodawcy za należyte wykonanie jego własnych obowiązków.
2. Klient decyduje, które integracje i funkcje AI włącza. W ramach żądania AI treść i kontekst rozmowy mogą być przekazywane do skonfigurowanego dostawcy modelu. Przed użyciem należy określić podstawę i zakres takiego przetwarzania oraz zasady powierzenia i ewentualnych transferów danych.
3. Wyniki AI mogą zawierać błędy, niepełne informacje lub niedopasowane sformułowania. Klient powinien je weryfikować, w szczególności przed komunikowaniem zobowiązań, decyzji prawnych, finansowych lub dotyczących praw jego klientów. Wynik AI nie jest indywidualną poradą zawodową.
4. Reguły mogą przygotowywać szkice albo wysyłać odpowiedzi zgodnie z ustawieniami. Włączenie wysyłki automatycznej wymaga świadomej decyzji uprawnionego użytkownika. Klient określa zakres reguł i monitoruje ich działanie, bez uszczerbku dla odpowiedzialności Usługodawcy za wady usługi.

§ 8. Dostępność, aktualizacje i odpowiedzialność

1. Usługodawca wykonuje usługę z należytą starannością i zapewnia funkcje oraz poziom jakości uzgodnione w umowie. Planowane prace serwisowe, które mogą ograniczyć korzystanie, powinny być komunikowane z odpowiednim wyprzedzeniem; przy nagłym zagrożeniu informacja jest przekazywana tak szybko, jak to możliwe.
2. Usługodawca udostępnia aktualizacje potrzebne do zachowania zgodności i bezpieczeństwa usługi przez wymagany prawem lub uzgodniony okres. Klient współpracuje w rozsądnym zakresie przy diagnozowaniu problemów, z zastosowaniem możliwie najmniej uciążliwych środków.
3. Konkretne gwarantowane poziomy dostępności i czasy reakcji wymagają osobnego, wyraźnego uzgodnienia. Brak osobnej umowy SLA nie pozbawia Klienta ustawowych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi.
4. Odpowiedzialność stron określają właściwe przepisy, w szczególności Kodeks cywilny i przepisy o usługach cyfrowych. Regulamin nie wyłącza odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie ani uprawnień, których ograniczenie byłoby sprzeczne z prawem. Korzystanie z usług zewnętrznych lub AI nie stanowi ogólnego zwolnienia Usługodawcy z odpowiedzialności.

§ 9. Reklamacje i niezgodność usługi z umową

1. Reklamację można złożyć elektronicznie na adres reklamacyjny lub pisemnie na adres Usługodawcy podany w § 1. W zgłoszeniu warto wskazać konto, opis problemu, czas wystąpienia i oczekiwany sposób rozwiązania. Brak informacji, które nie są konieczne do rozpoznania sprawy, nie może być podstawą odrzucenia reklamacji.
2. Projekt przewiduje odpowiedź na reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania, na trwałym nośniku. W odniesieniu do konsumenta brak odpowiedzi w ustawowym terminie wywołuje skutki określone w art. 7a ustawy o prawach konsumenta. Ewentualne pytania uzupełniające nie przedłużają ustawowego terminu.
3. Jeżeli usługa cyfrowa nie jest zgodna z umową, konsument może żądać doprowadzenia jej do zgodności bez ponoszenia kosztów, w rozsądnym czasie i bez nadmiernych niedogodności. Odmowa jest możliwa tylko w warunkach określonych ustawą, między innymi przy niemożliwości albo nadmiernych kosztach.
4. Obniżenie ceny albo odstąpienie z powodu niezgodności przysługuje w ustawowych przypadkach, w szczególności gdy usługi nie doprowadzono do zgodności, problem pozostaje mimo próby naprawy lub niezgodność jest istotna. Przy odpłatnej usłudze nieistotna niezgodność nie daje prawa do odstąpienia; domniemywa się istotność niezgodności.
5. Zwrot ceny należnej wskutek obniżenia ceny lub odstąpienia jest dokonywany niezwłocznie, najpóźniej w 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem płatności, chyba że odbiorca wyraźnie zgodzi się na inny bezkosztowy sposób. Zakres zwrotu wynika z ustawy; za okres niezgodności nie pobiera się wynagrodzenia mimo faktycznego korzystania.
6. Ustawowe uprawnienia dotyczące usług cyfrowych przysługują również przedsiębiorcy na prawach konsumenta w zakresie wskazanym w art. 7aa ustawy. W pozostałych relacjach roszczenia są rozpatrywane zgodnie z umową i Kodeksem cywilnym.

§ 10. Odstąpienie od umowy zawartej na odległość

1. Konsument oraz uprawniony przedsiębiorca na prawach konsumenta mogą odstąpić od umowy zawartej przez internet bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie jednoznacznego oświadczenia przed jego upływem. Można skorzystać ze wzoru na końcu dokumentu, ale nie jest to obowiązkowe.
2. Oświadczenie można wysłać e-mailem lub listownie na dane Usługodawcy wskazane w § 1. Jeżeli obowiązujące przepisy wymagają elektronicznej funkcji odstąpienia w interfejsie, Usługodawca zapewnia również taką funkcję i potwierdzenie otrzymania oświadczenia na trwałym nośniku. Jej brak nie ogranicza ustawowych praw.
3. Świadczenie odpłatnej usługi przed upływem terminu odstąpienia rozpoczyna się na wyraźne żądanie uprawnionej osoby po przekazaniu wymaganych informacji. W razie odstąpienia rozliczenie wykonanej części usługi następuje tylko w warunkach dopuszczonych ustawą i proporcjonalnie do rzeczywiście spełnionego świadczenia.
4. Samo zalogowanie, udostępnienie panelu lub rozpoczęcie abonamentu nie oznacza pełnego wykonania usługi ciągłej i nie pozbawia prawa do odstąpienia. Wyjątek dotyczący całkowicie wykonanej odpłatnej usługi wymaga spełnienia wszystkich ustawowych przesłanek.
5. Usługodawca zwraca należne płatności bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem płatności, chyba że uprawniona osoba wyraźnie zgodzi się na inny sposób bez dodatkowych kosztów. Zachowuje się ustawowe zasady dotyczące braku pouczenia i wydłużenia terminu odstąpienia.

§ 11. Zakończenie korzystania i dostęp do danych

1. Klient może zrezygnować z kolejnego okresu dostępu albo zażądać zamknięcia konta, kierując oświadczenie do Usługodawcy. Przy braku odnowienia odpłatny dostęp kończy się z upływem zamówionego okresu. Rezygnacja z przyczyn innych niż ustawowe uprawnienia nie daje sama w sobie prawa do zwrotu ceny za prawidłowo udostępniony okres, chyba że uzgodniono korzystniejsze zasady.
2. Usługodawca może ograniczyć dostęp w zakresie koniecznym do usunięcia realnego zagrożenia bezpieczeństwa lub bezprawnego działania. Informuje o przyczynie i sposobie wyjaśnienia sprawy, chyba że zakazuje tego prawo. Przy naruszeniu, które można usunąć, najpierw wzywa do jego zaprzestania w odpowiednim terminie, o ile sytuacja nie wymaga natychmiastowej reakcji.
3. Rozwiązanie umowy przez Usługodawcę wymaga konkretnej podstawy, takiej jak istotne lub powtarzające się naruszenie prawa lub umowy, niezapłacenie wymagalnej należności mimo wezwania albo definitywne zakończenie świadczenia usługi. Przy zakończeniu działalności informuje z wyprzedzeniem umożliwiającym przeniesienie danych i zwraca opłatę za niewykorzystany okres.
4. Zamknięcie konta, odłączenie kanału i usunięcie danych to odrębne czynności. Usługodawca uzgadnia z Klientem zwrot lub usunięcie powierzonych danych z zachowaniem obowiązków ustawowych, a dane wymagane do rozliczeń lub dochodzenia roszczeń przechowuje wyłącznie przez właściwy okres i w potrzebnym zakresie.
5. Po odstąpieniu konsumenta od umowy dane inne niż osobowe wytworzone lub dostarczone przez niego są udostępniane na jego żądanie, bezpłatnie i w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, z ustawowymi wyjątkami. Dane osobowe podlegają zasadom RODO.

§ 12. Zmiana dostawcy i przenoszenie danych

1. Jeżeli usługa podlega rozdziałowi VI rozporządzenia (UE) 2023/2854, Klient może przejść do innego dostawcy, przenieść dane do własnej infrastruktury lub wybrać ich usunięcie po zakończeniu usługi. Usługodawca nie stawia niedozwolonych przeszkód technicznych ani umownych.
2. Proponowana procedura przewiduje maksymalnie miesięczny okres wypowiedzenia rozpoczynający zmianę dostawcy i następujący po nim okres przejściowy do 30 dni kalendarzowych. W tym czasie Usługodawca współpracuje z Klientem, pomaga w przeniesieniu i zachowuje należytą staranność w utrzymaniu ciągłości oraz bezpieczeństwa usługi.
3. Przy technicznej niemożliwości zakończenia przenoszenia w 30 dni Usługodawca przekazuje w ciągu 14 dni roboczych od wniosku uzasadnienie i alternatywny okres, nie dłuższy niż siedem miesięcy. Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy. Po jego zakończeniu okres pobrania danych wynosi co najmniej 30 dni kalendarzowych.
4. Kategorie przewidziane do zwrotu obejmują dostępne wiadomości i ich metadane, załączniki, szkice, podpisy, reguły, foldery, statusy, konfigurację konta i uprawnień oraz dane z integracji w zakresie praw Klienta do ich przeniesienia. Wyłączenia mogą dotyczyć kodu programu, cudzych danych i chronionych informacji wewnętrznych; nie mogą ograniczać praw do danych eksportowalnych.
5. Formaty, metody przekazania, ograniczenia oraz rejestr struktur danych wymagają opisania i udostępnienia przed rozpoczęciem stosowania regulaminu. W obecnej wersji panelu nie potwierdzono kompletnej funkcji eksportu, dlatego ten projekt nie przedstawia jej jako już dostępnej funkcji.
6. Projekt przyjmuje brak odrębnej opłaty za zmianę dostawcy. Zwykłe opłaty za rzeczywiście świadczoną usługę do zakończenia umowy wynikają z uzgodnionego planu. Zakończenie migracji i rozwiązanie umowy są potwierdzane Klientowi. Po okresie pobierania następuje usunięcie objętych nim danych zgodnie z prawem i ustalonymi zasadami powierzenia.

§ 13. Poufność i dane osobowe

1. Usługodawca zachowuje poufność korespondencji i ogranicza dostęp personelu do zakresu niezbędnego do świadczenia, zabezpieczenia lub obsługi usługi. Klient zachowuje prawa do swoich danych; ich przekazanie nie oznacza udzielenia zgody na dowolne użycie w celach marketingowych.
2. Usługodawca przetwarza dane kont i rozliczeń jako administrator w zakresie własnych celów, o których informuje w odrębnej polityce prywatności. W odniesieniu do korespondencji przetwarzanej na polecenie Klienta role stron i warunki powierzenia określa odrębna umowa zgodna z art. 28 RODO.
3. Przed rozpoczęciem przetwarzania powierzonych danych należy określić między innymi cel, zakres i czas przetwarzania, rodzaje danych i osoby, uprawnione podmioty dalszego przetwarzania, lokalizacje i transfery, środki bezpieczeństwa, zasady zgłaszania naruszeń, audytu oraz zwrotu i usunięcia danych.
4. Ten regulamin nie zastępuje polityki prywatności ani umowy powierzenia. Dane objęte tajemnicą zawodową lub szczególną ochroną wymagają uprzedniej oceny dopuszczalności i ustalenia odpowiednich warunków, zwłaszcza przed przekazaniem ich do zewnętrznego AI.

§ 14. Zmiany usługi i regulaminu

1. Uzasadnieniem zmiany mogą być nowe przepisy, wymagania bezpieczeństwa, istotna zmiana interfejsu dostawcy integracji albo dodanie funkcji bez ograniczania uzgodnionego zakresu. Zmiany są ograniczone do tego, co wynika z konkretnej przyczyny; nie działają wstecz.
2. O zmianach regulaminu Usługodawca informuje na trwałym nośniku co najmniej 30 dni przed ich wejściem w życie, wskazując przyczynę, zakres, datę i sposób zakończenia umowy bez dodatkowej opłaty, jeżeli Klient nie chce kontynuować na nowych zasadach. Termin może być krótszy wyłącznie w zakresie niezbędnym ze względu na bezwzględny obowiązek prawny lub pilne bezpieczeństwo, z zachowaniem ustawowych praw Klienta.
3. W przypadku konsumentów zmiany usługi cyfrowej inne niż konieczne do zachowania zgodności z umową są dokonywane wyłącznie na zasadach art. 43p–43q ustawy o prawach konsumenta, bez dodatkowych kosztów. Istotna negatywna zmiana wymaga uprzedniej informacji na trwałym nośniku i daje prawo wypowiedzenia bez okresu wypowiedzenia w terminie 30 dni od zmiany lub późniejszego poinformowania.
4. Prawo związane z negatywną zmianą nie powstaje w przypadku, gdy konsument może bez dodatkowych kosztów zachować usługę zgodną z umową w niezmienionym stanie. Odpowiednie uprawnienia przysługują przedsiębiorcy na prawach konsumenta w zakresie wynikającym z ustawy.

§ 15. Prawo właściwe i rozwiązywanie sporów

1. Umowa podlega prawu polskiemu. Wybór ten nie pozbawia konsumenta ochrony przyznanej przez przepisy, których nie można wyłączyć umową, właściwe ze względu na jego zwykłe miejsce pobytu.
2. Spory rozpoznaje sąd właściwy według obowiązujących przepisów. Regulamin nie narzuca konsumentowi wyłącznej właściwości sądu siedziby Usługodawcy. Reklamacja lub negocjacje nie są warunkiem skorzystania z ochrony sądowej.
3. Konsument może uzyskać pomoc miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów i informacje o pozasądowym rozwiązywaniu sporów w UOKiK. W razie nierozwiązania sporu po reklamacji Usługodawca przekazuje na trwałym nośniku wymagane prawem stanowisko dotyczące udziału w odpowiednim postępowaniu pozasądowym.
4. Postanowienia nie naruszają bezwzględnie obowiązujących praw Klienta. Data wejścia w życie i wersja obowiązującego regulaminu zostaną określone dopiero po uzupełnieniu projektu, uzgodnieniu warunków i przygotowaniu wymaganych procesów.

Załącznik: wzór oświadczenia o odstąpieniu

Wypełnij tylko, jeżeli chcesz odstąpić od umowy. Adresata należy uzupełnić danymi usługodawcy z § 1 przed wykorzystaniem formularza.

Podstawy prawne projektu

Projekt opracowano dla usługi cyfrowej, uwzględniając w szczególności poniższe akty. Ostateczne zastosowanie przepisów zależy od modelu świadczenia i rzeczywistych procesów operatora.

• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną — w szczególności art. 5–8
• Ustawa o prawach konsumenta — w szczególności art. 7a, 7aa, rozdziały 4 i 5b
• Kodeks cywilny
• RODO — w szczególności art. 13–14, 28 i 32
• Rozporządzenie (UE) 2023/2854 — zmiana dostawcy usług przetwarzania danych
• Dyrektywa (UE) 2023/2673 — elektroniczna funkcja odstąpienia; wymaga sprawdzenia właściwych przepisów wdrażających przy uruchomieniu